某物业公司品质管理制度

物业公司品质管理制度

1.综合管理体系文件增/补发的管理制度根据综合管理体系的要求,为了保证公司体系工作有序的开展,使管理体系文件得到有效的控制,特制定本办法。

1.1 .本办法适用范围:申请新增发文件或原有文件丢失、破损补发的情况

1.2 .因工作需要增发文件时,由申领部门填写《文件增/补发登记表》,经部门经理签字,报主管领导审批后,报至公司品质管理部予以增发。

1.3 .若文件使用人将文件丢失时,应重新申请补发,由申领部门填写《文件增/补发登记表》,经部门经理签字,报主管领导审批后,由公司品质管理部予以补发。

1.4 .若文件发生严重破损而影响正常使用时,应将破损文件交回,申请补发新文件。

1.5 .任何人未经批准不得擅自复制文件。

1.6 .文件使用人应妥善的保管使用文件。

2. 综合管理体系文件编写规定

2.1 .编写要求1) .综合管理体系文件的所有规定应与公司的其他管理规定相协调,各级体系文件之间也要相互协调。2) .综合管理体系文件编写时力求"表达清楚、准确、全面、简单扼要",实现唯一理解,不能针对某一事项有相互矛盾的不同文件同时出现和使用。3) .遵循"现场、现实、现物"的原则编写各类文件。所有文件的规定都应保证在实际工作中能完全做到,一旦发现文件不适用(合),应立即报拟制部门或人员按规定程序修改。

2.2 .文件编写程序和格式1) .文件编写流程图2) .版面:一般采用A4竖版,便于保管和使用。3) .单行本的编制

a. 单行本的内容应参照各中心相应的运作手册编写。i

a. 单份工作规程一般没有页面,(如需页面,参照

1.5 .2 3) 的格式);单行本应增加一页面、一目录页。4) .页面

a. 文件的内页一般按公司统一规定使用纸张,文件的每页均需有该文件的连续页码。i

a. 品质管理部根据总经理批准的修订意见,将全部受控的原综合管理体系文件统一上收实施文字处理,并填写综合管理体系文件修改状态表。综合管理体系文件的更改与换版均采用换页形式。对于修订引起的增加页采用后缀法标注页码,例如第5页增为两页,标注为"第5-1页"和"第5-2页";对于减少页,保持该页格式和页码,并在首行注明"此页为空页"。5) .章节编号

a. 文件章节编写采用阿拉伯数字编排,如0;0.1;0.

1.1 ;0.

1.1 .1……依次表示第一章;第一章第一节;第一章第一节

第一条 ……。i

a. 章节以下内容是并列关系时,可采用阿拉伯数字加半括号编排如A、B、C……表示。ii

a. 在A、B、C……中如仍需分段叙述,则用a、b、c……表示。6) .格式要求

a. 综合管理体系文件的编写应按品质管理部规定的统一格式。

a. 文件中所有文字均按照统一WORD模板要求。

a. 运作手册中流程图中文字均为宋体5号字。i

a. 所有综合管理体系文件中所涉及的表格应按统一规定的字体、字号进行制作。

a. 表格标题统一为黑体三号字加黑。

a. 表格中的文字为宋体小四号字。

a. 表格的受控号应位于表格页角的右下方,为宋体五号字。7) .文件架构和内容

a. 综合管理手册:按选定的标准描述综合管理体系,章节与所依据的综合管理体系标准的要素一一对应,其结构如下:--目录--范围--管理者代表任命书--引用文件--管理方针批准令--术语及缩略语--综合管理手册发布令--综合管理体系要求--前言i

a. 程序文件:标题应说明开展活动的内容及其特点,一般由管理对象和业务特性两部分组成。如"不合格品的控制程序",对象是"不合格品",业务特性是"控制程序",具体形式可参照下例:

1.0目的:一般简要地说明为什么要开展这项活动(即描述为什么要制定此程序)。

2. 0范围:此程序适用于哪些范围的活动,指出开展此项活动所涉及的有关部门、相关人员、产品等,必要时应说明禁止事项。

3．0职责:规定负责实施该项程序的部门或人员的责任和权限(包括哪个部门协调配合)。

4. 0工作程序:按活动开展的顺序一步一步地列出开展此项活动的具体步骤,明确规定5W1H:Why:要达到什么效果;What:做什么;Who:由谁来执行:When:在什么时候做;Where:在什么地方做;How:具体怎样做;应采用的材料、设备、文件等;如何进行控制(检查):应保留的记录;应注意的例外特殊情况。(必要时辅以流程图)

5. 0相关/支持性文件:开展此项活动应形成的报告,必须应用的记录、表格等,可附上表样或只注明其编号和名称。ii

a. 工作规程及部门运作手册:是对程序文件的补充,编写时应坚持"实际、有效"的原则,使其具有良好的可操作性,内容上应满足5WIH原则,可用不同方式组织,实施"唯一理解",表达出:Where:在那里使用这份文件;Who:什么样的人使用该文件;What:此项工作的名称是什么;Why:此项工作的目的是什么;When:在什么时候做;How:如何按步骤完成作业。iv.运作手册总体结构组织结构和人员编制管理范围 岗位职责 操作规程 规章制度/管理制度 质量记录及表格v.运作手册中"操作规程"部分应包含目的 范围 职责 操作规程 相关