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员工预支现金及费用报销流程
目的
规范员工预支现金及费用报销流程，确保预支及报销的正确性，有效性，并完整及及时记
录在相关的会计期间。
1．适用范围
所有公司。
2．流程责任人
财务
3．相关文档
《现金预支单》
《现金报销申请单》
5．相关流程
编号： | 书山有路勤为径，学海无涯苦作舟 | 页码：第2 页共6 页 |
编号 | 预支现金及费用报销 | 步骤说明 | 部门 | 人员 | 控制 |
活动 | |||||
5． |
5.1填写《现金预支单》借款
预支现金情况和标准：
①出差员工根据《员工出差报销制度》中的费用标准计算所需预支款金额；
②因零星采购等，需要预支取现金时，金额参考市场价格或事先协商价格进行申请。③员工应在预支资金支出并取得相应后的一周内（取得当月），或在出差结束当月，将整理完毕，准备报销的《现金报销申请单》及预支时《现金预支单》，完成报销手续。
员工按实际需要填写《现金预支单》并签名。《现金预支单》共三联，第一联为财务部会计作 | 各个部门 | 借款员工 |
为记账附件，第二联由借款人存查，第三联由现金出纳作为支付凭据及报销备查。
5.2部门审批手续
部门
由借款员工根据预支金额对应授权审批表，由部门经理、总经理、财务主管等依次对《现金预 | 各个部门 | 总经理 | 审批 |
支单》审批签字 | 财务主管 |
5.3．领取预支现金款
借款员工将审批手续完整的《现金预支单》交给现金出纳，现金出纳审核相关单据签字齐全并 | 各个部门 | 借款人员 | 审核 |
符合公司相关审批授权后，给借款员工办理领款，并要求借款员工在《现金预支单》上签字确 | 财务部 | 现金出纳 | |
认收到款项，现金出纳并加盖【XX 日期现金付讫】。 | 加盖 |
印章
出纳保存《现金预支单》备查并按日期进行编号（YYYY-MM-XXX）。 | 财务部 | 现金出纳 | 编号 |
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活动 |
5.4．每月末《现金预支单》与明细账的核对
现金出纳每月统计未核销的《现金预支单》总金额，并与用友系统中“其它应收款-预支现金-XXX” | 财务部 | 现金出纳 | 核对 |
明细账总金额核对，确保一致。
若核对有误差，现金出纳要在完成当月结账前要查明原因，由总账会计进行相应账务处理。
5.5.录入用友系统现金管理模块
现金出纳当日将《现金预支单》录入用友“现金管理模块”中的“现金收付流水账”。 | 财务部 | 现金出纳 |
总账会计每日根据出纳当日整理完毕的《现金预支单》在“现金收付流水账”中点击“凭证” | 财务部 | 总账会计 |
选择“其它应收款-预支现金-XXX（具体人名）”科目，系统生成记账凭证。
凭证审核参照本流程5.10步骤
5.6.员工报送报部门审核完毕的销单
员工完成预支款项目后，准备报销的《现金报销申请单》及预支时《现金预支单》第二联交给 | 各个部门 | 经理 | 审批 |
部门经理检查报销内容是否属于各个部门或项目承担范围，并在《现金报销申请单》上签字。
5.7总经理及财务审核报销单据
部门经理呈送总经理签字，转交出纳。
出纳对日常个人报销《现金报销申请单》的签字是否完整，签字权限是否符合《付款及相关事 | 财务部 | 总经理 | 审核 |
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项审批权限》的设定进行审核；对金额与《现金报销申请单》金额一致性进行审核；对发
票的合法性，金额的正确性及开支标准的合规性进行审核；确认合格签字确认后，转交财务部
长审批。
财务对影响财务成本费用核算的，如：报销部门、项目等信息的填写是否完整正确进行检 | 财务部 | 财务 | 审批 |
查，之后，在合格的《现金报销申请单》上签字批准。对不合格单据退还给报销员工要求其更
正。所有合格单据由财务签字后传递给现金出纳。
5.8.员工报销结算并核销预支款
单据审核无误后，员工到财务部办理预支现金结算。现金出纳检查《现金报销申请单》上有财 | 财务部 | 现金出纳 | 检查 |
务签字批准，且报销单签字符合授权审批表权限，即可办理报销手续，并查看报销结算金
额与用友系统“其它应收款-个人借款-XXX”中具体员工明细账余额间差额的正/负，确定是应
补付现金/退还余款的金额，并加盖【XX日期现金付讫】及【出纳人名】章。办理过程如下：
1）、收回余款：
现金出纳按照员工退还现金金额开出一式三联收据，收据联交还款人,现金出纳在《现金报销
申请单》上盖【核销借款____元】章，在留存的《现金预支单》上加盖【XX日期核销】章。
2）、补付差额：
对需要补付款额的情况，在支付后，由预支款人在《现金报销申请单》上签字确认实际收款额
及核销原预支款额，表明借款已经收款。
现金出纳在《现金报销申请单》上盖【核销借款____元】章，在留存的《现金预支单》上加盖【XX
日期核销】章。
一般性无预支款的费用报销仅省略本步骤中有关“核销预支款”内容，其它步骤与本流程一致。
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5.9.录入用友系统现金收付流水账
现金出纳当日将《现金报销申请单》在用友系统中的【现金管理模块】中的《现金收付流水账》 现金出纳
中记录。
总账会计根据出纳每日转交的《现金报销申请单》单据在用友【总账模块】中手工生成现金付 总账会计
款对应记入费用或成本的会计记账凭证。
5.10.审核过账
每周财务根据会计传递的《现金报销申请单》及相应的原始单据，审核入账科目，金额正 财务
确后在【总账模块】中的【凭证查询】中【会计分录序时簿】点击【审核】。再进入【凭证过
账】界面中选择适用条件后点击【开始过账】自动将该分录过入总账。
每月财务要审核对“其它应收款-预支现金-XXX”：
? | 用友系统【应收款模块】中“其它应收款-预支现金-XXX”明细项目金额与现金出纳备案《现 | 财务 | 审核 |
金预支单》未核销明细是否一致；若不一致，要求现金出纳与总账会计在结账前必须查明
原因，并依据差异性质进行相应调整。
? 用友系统【应收款模块】与【总账模块】核对，参见“SOP-FN-02明细账核对”中【应收
款模块】核对部分
每月总账会计从【应收款模块】中引出“其它应收款-预支现金-XXX”账龄分析表，对账龄超
过2个月的预支款进行催收。具体减值准备参见：“SOP-FN-03各项准备”中应收/其它应
收账款坏账准备部分。
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5.11.文件装订
结账后，总账会计从系统中打印出记账凭证并与现金出纳一起负责收集附件，连附件一起按凭 现金出纳
证编号顺序装订保存。 总账会计
5.12．结束
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